Как написать сопроводительное письмо к резюме — структура и пример

Сопроводительное письмо к резюме пишут из трёх-четырёх коротких абзацев: приветствие и название вакансии, почему вы подходите (два-три факта из опыта под требования), почему хотите работать именно в этой компании и вежливое завершение с контактами. Объём 600–1500 знаков, это примерно половина экрана. Ниже разобрано, из чего состоит каждый абзац и как правильно оформить сопроводительное письмо для сайта вакансий и почты. Письмо не пересказывает резюме, а связывает ваш опыт с конкретной вакансией и объясняет то, чего в резюме не видно: переезд, смену профессии, интерес к продукту компании.

Письмо всегда идёт в паре с документом, поэтому сначала приведите в порядок само резюме. Если его ещё нет, создать резюме бесплатно можно в конструкторе CVguide, а потом написать письмо, опираясь на готовые разделы.

Что такое сопроводительное письмо к резюме?

Это короткий текст, который отправляют вместе с резюме: в поле отклика на hh.ru, в теле электронного письма или отдельным файлом. Резюме рассказывает о вас в целом. Письмо отвечает на вопрос, почему вы откликнулись именно сюда и чем будете полезны на этой позиции.

Нужно ли оно всегда? Нет. На массовые вакансии вроде курьера или продавца-кассира его часто не читают. Но письмо особенно полезно, например, когда работодатель прямо просит его в вакансии или когда вы меняете профессию либо город. Полный список таких ситуаций ниже.

Как написать сопроводительное письмо по шагам?

Писать удобнее по шагам, а не сразу набело. На первое письмо уйдёт около получаса, на каждое следующее 10–15 минут. Правила оформления сопроводительного письма простые: обычный текст без вложений, абзацы по два-четыре предложения и подпись с контактами в конце.

1. Прочитайте вакансию и выделите три главных требования. Обычно они стоят первыми в списке.
2. Найдите в своём опыте по одному факту на каждое требование. Цифра, проект, программа, срок.
3. Узнайте что-то о компании: продукт, новость, проект, ценность. Хватит одной детали, которая вам правда интересна.
4. Напишите черновик по структуре из четырёх частей, не думая о красоте.
5. Сократите. Уберите повторы резюме, общие слова и длинные вступления.
6. Проверьте имя адресата, название компании и вакансии. Ошибка в них заметнее любой опечатки в тексте.

Что написать в сопроводительном письме?

Структура из четырёх частей подходит почти любой вакансии. Каждая часть занимает два-четыре предложения.

Приветствие и цель письма

Обращение по имени, если оно указано в вакансии: «Здравствуйте, Анна!». Если имени нет, подойдёт «Здравствуйте!». Сразу назовите вакансию: «Откликаюсь на вакансию бухгалтера по расчёту заработной платы». Человек, который разбирает отклики сразу на несколько позиций, будет благодарен.

Почему вы подходите

Главная часть письма. Два-три факта из опыта, которые закрывают требования. Не перечисляйте всё подряд: выберите то, что совпадает с вакансией. «Четыре года веду расчёт зарплаты в 1С:ЗУП для компании на 250 человек, в том числе больничные, отпуска и командировки».

Почему именно эта компания

Одна-две фразы, которые показывают, что вы не рассылаете письмо всем подряд. Интерес к продукту, отрасли, масштабу, формату работы. «Мне близка производственная сфера, и я хочу работать с учётом в нескольких юрлицах, как у вас».

Завершение

Предложите следующий шаг и поблагодарите: «Буду рад рассказать подробнее на собеседовании. Спасибо за внимание». Ниже имя, телефон и ссылка на резюме, если отправляете через почту.

Что писать и чего избегать в каждой части письма

Часть письма	Что написать	Чего избегать
Приветствие	Имя адресата и название вакансии	«Уважаемые господа», «Доброго времени суток»
Почему подхожу	2–3 факта под требования вакансии	Пересказ всего резюме, список качеств без примеров
Почему эта компания	Конкретная деталь о продукте, отрасли, задачах	Общие фразы о «лидере рынка» и «стабильной компании»
Завершение	Готовность к разговору, контакты	Просьбы «дать шанс», требования перезвонить
Объём	600–1500 знаков, 3–4 абзаца	Полстраницы вступления о себе с детства

Пример сопроводительного письма к резюме

Как должно выглядеть сопроводительное письмо к резюме, проще понять по готовому тексту: четыре коротких абзаца, факты с цифрами и подпись с контактами. Ниже вымышленный пример для вакансии менеджера по работе с клиентами в сервисе доставки. Имена и цифры придуманы, ими нельзя пользоваться как своими.

Обратите внимание на объём: около 650 знаков, и при этом есть специализация, два результата с цифрами и причина выбора компании.

Как написать сопроводительное письмо без опыта?

У выпускников и тех, кто меняет профессию, письмо особенно полезно. Резюме у них короткое, и письмо объясняет, почему стоит пригласить на разговор именно их. Опора здесь на учёбу, практику, проекты и мотивацию.

• Назовите образование и год окончания, если они связаны с вакансией.
• Опишите практику или учебный проект с реальной задачей и вашей ролью.
• Укажите, что вы уже изучили сами: курсы, программы, книги по профессии.
• Объясните интерес к профессии одной конкретной фразой, без «всегда мечтал».
• Покажите готовность учиться через факт, а не через обещание.

При смене профессии полезно назвать, какие навыки переносятся из прошлой работы. Учитель, который уходит в методисты, переносит умение объяснять и планировать занятия. Продавец, который уходит в маркетинг, переносит понимание покупателя. Как упаковать этот переход в одну-две фразы, показано в статье «Что написать о себе в резюме».

Как отправить письмо с резюме?

Письмо с резюме отправляют там же, где опубликована вакансия: в поле отклика на сайте, в теле электронного письма или через форму на сайте компании. Электронное сопроводительное письмо в любом из этих случаев пишут текстом, без отдельного файла.

На hh.ru и похожих сайтах при отклике есть поле для сопроводительного письма. Вставьте туда текст без вложений. Резюме прикрепляется автоматически из вашего профиля, поэтому проверьте, что профиль совпадает с файлом, который вы бы отправили сами.

По электронной почте письмо пишется в теле сообщения, а резюме прикладывается файлом PDF или DOCX. В теме укажите вакансию и своё имя: «Отклик на вакансию бухгалтера, Иванова Мария». Отдельный файл с письмом обычно не нужен, текст в теле сообщения увидят сразу.

Если работодатель просит прислать документы через форму на сайте, следуйте её полям. Когда отдельного поля нет, допустимо добавить короткое письмо первым абзацем в поле «Комментарий».

Отправляя резюме, вы передаёте компании персональные данные. Закон оставляет за вами решение, какие сведения раскрывать.

«Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе».

Поэтому в письме и резюме не нужны паспортные данные, полная дата рождения и домашний адрес. Имени, телефона и города достаточно, чтобы с вами связались.

Что делать, если после отклика пришёл отказ?

Отказ после сопроводительного письма и резюме не всегда говорит о качестве документов. Вакансию могли закрыть внутренним кандидатом, поменять требования или выбрать человека с более близким опытом. Если хотите понять причину, о ней можно спросить, а закон даёт право потребовать причину отказа в заключении трудового договора в письменной форме.

«…работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования».

На практике письменное требование нужно редко. Чаще хватает вежливого вопроса рекрутеру о том, что можно улучшить. Полученный ответ поможет поправить и письмо, и само резюме, например раздел с описанием опыта работы.

Когда сопроводительное письмо особенно нужно?

Есть ситуации, в которых без письма отклик теряет больше, чем обычно. Если узнаёте себя хотя бы в одном пункте, потратьте на текст лишние 15 минут.

• В вакансии прямо написано «отклики без сопроводительного письма не рассматриваются».
• Вы переезжаете в другой город и готовы выйти к определённой дате.
• Вы меняете профессию, и опыт в резюме на первый взгляд не совпадает с вакансией.
• В карьере был перерыв, о котором лучше сказать заранее.
• Вы откликаетесь на позицию в небольшой компании, где отклики читает руководитель.

В остальных случаях короткое письмо из трёх предложений тоже не помешает. Оно показывает, что вы прочитали вакансию, а не отправили резюме по кнопке. Если думаете, как написать сопроводительное письмо, чтобы взяли на работу, помните, что решает не длина, а связь двух-трёх фактов с требованиями вакансии.

Как проверить письмо перед отправкой?

Даже если вы знаете, как написать хорошее сопроводительное письмо к резюме, последняя проверка не будет лишней. Она занимает пару минут, пройдите её по порядку.

1. Прочитайте первую строку. Там правильное имя, компания и вакансия?
2. Найдите в тексте хотя бы два факта с цифрой, сроком или названием проекта.
3. Удалите фразы, которые подходят к любой вакансии.
4. Проверьте объём: не больше четырёх абзацев.
5. Вставьте письмо в поле отклика и посмотрите, как оно выглядит без форматирования.

Какие ошибки встречаются в сопроводительных письмах?

Ошибки в сопроводительном письме чаще всего сводятся к пяти: шаблонный текст для всех, пересказ резюме, лишний объём, чужое имя или название компании и просьбы вместо фактов. Как выглядит каждая из них и чем её заменить, показано в таблице.

Частые ошибки и как их исправить

Ошибка	Как выглядит	Как исправить
Шаблон для всех	Ни слова о компании и вакансии	Добавить название вакансии и одну деталь о компании
Пересказ резюме	Список мест работы в прозе	Оставить 2–3 факта под требования
Слишком длинно	Больше экрана текста	Сократить до 3–4 абзацев
Ошибка в имени или компании	Чужое название из прошлого письма	Перечитать первую строку перед отправкой
Просьбы и оправдания	«Дайте мне шанс», «понимаю, что опыта мало»	Заменить фактом: что уже умеете и изучили

И напоследок. Сохраните удачное письмо как основу, но не отправляйте его копией. Меняйте второй и третий абзацы под каждую вакансию: так текст остаётся вашим и при этом попадает в задачи конкретного работодателя.