Как отказать кандидату после собеседования вежливо и корректно

Отказать кандидату после собеседования стоит в обещанный срок, коротко и вежливо, тем же способом, которым вы общались: письмом, в чате сайта вакансий или звонком. Хороший отказ состоит из трёх частей: благодарность за время и интерес к компании, однозначное решение без двусмысленностей и пожелание удачи. Причину называть не обязательно, но короткая нейтральная причина, связанная с опытом или навыками, помогает кандидату. Если кандидат прошёл несколько этапов, шаблонное письмо не подойдёт, лучше позвонить или написать лично. Закон обязывает назвать причину письменно, если кандидат этого потребует, поэтому сама причина всегда должна быть связана с деловыми качествами.

Отказы даются легче, когда отбор построен по понятным критериям, а резюме кандидатов легко сравнить между собой. Если в вакансии предложить соискателям воспользоваться бесплатными шаблонами резюме с единой структурой, опыт будет проще сопоставить, а причины решения — сформулировать.

Зачем вообще отказывать, если можно промолчать?

Отказывать нужно, потому что молчание кажется проще, но обходится компании дороже. Кандидат, которому не ответили, ждёт, напоминает, тратит время, а потом рассказывает знакомым о компании, которая «пропадает». В узких профессиях и небольших городах такие истории расходятся быстро и мешают нанимать в будущем. Тот же кандидат через год может подойти на другую вакансию, но откликаться уже не захочет.

Вежливый отказ занимает несколько минут. Он закрывает вопрос для кандидата, сохраняет отношения и показывает компанию с лучшей стороны. Кандидаты нередко благодарят даже за отказ, если в нём есть понятное объяснение.

Когда сообщать об отказе?

Об отказе сообщают в срок, который вы назвали на собеседовании: если обещали ответить до пятницы, ответьте до пятницы, даже если решение ещё обсуждается. В этом случае напишите, что процесс затягивается, и назовите новый срок.

• После телефонного скрининга отвечают в течение одного-двух рабочих дней.
• После первого собеседования — в течение недели.
• После финального этапа — как только принято решение, лучше звонком.
• Если выбрали другого кандидата, но он ещё не вышел на работу, подождите его подтверждения, а потом отказывайте остальным.

Последний пункт важен: если выбранный кандидат откажется в последний момент, будет неловко звонить человеку, которому вчера отказали. Но и затягивать ожидание на недели нельзя: честнее сказать, что вы выбрали другого кандидата, но будете рады вернуться к разговору, если ситуация изменится.

Как отказать кандидату по телефону?

По телефону отказывают после финальных этапов: кандидат потратил на компанию несколько встреч и заслуживает личного разговора. Звонок занимает пару минут и строится так:

1. Представьтесь и спросите, удобно ли говорить.
2. Поблагодарите за участие во всех этапах.
3. Сообщите решение прямо, без долгого вступления.
4. Назовите короткую причину, если кандидат спросит.
5. Предложите сохранить резюме для будущих вакансий, если это правда.
6. Продублируйте решение коротким письмом.

Если отбор вёл внешний рекрутер, договоритесь, кто звонит. Почему кандидату важно получить ответ от того, с кем он общался, и как вообще работает рекрутер, разобрано в статье «Кто такой рекрутер и как с ним общаться при поиске работы».

Как написать отказ кандидату?

В письме с отказом обращаются по имени, благодарят, сообщают решение, при желании называют короткую причину и желают удачи. Примеры для разных ситуаций собраны в таблице.

Шаблоны отказа кандидату

Ситуация	Текст отказа
После резюме	«Здравствуйте, Анна! Спасибо за интерес к вакансии. Мы внимательно изучили ваше резюме и, к сожалению, не готовы пригласить вас на собеседование. Желаем удачи в поиске работы»
После первого собеседования	«Добрый день, Игорь! Благодарим за встречу и рассказ о вашем опыте. Мы решили продолжить отбор с кандидатами, чей опыт ближе к задачам отдела. Желаем найти подходящую работу»
После финального этапа	«Здравствуйте, Ольга! Спасибо за время, которое вы потратили на все этапы. Выбор был непростым, мы остановились на кандидате с опытом работы с маркетплейсами. Если не возражаете, сохраним ваше резюме для будущих вакансий»
Кандидат сильный, но не подошёл сейчас	«Ваш опыт нам интересен, но сейчас позиция закрыта. Можно мы свяжемся с вами, когда откроется вакансия в отделе аналитики?»

Избегайте общих фраз вроде «вы нам не подходите» без пояснения. Они звучат резко и оставляют кандидата в недоумении.

Нужно ли называть причину отказа?

Называть причину отказа в каждом письме не обязательно, но короткая причина, связанная с опытом или навыками, делает отказ понятнее и уважительнее. Например: «мы выбрали кандидата с опытом в ритейле», «для этой позиции важен английский на уровне переговоров». Такая формулировка не обижает и даёт кандидату пищу для размышлений.

Если кандидат письменно попросит объяснить отказ, ответить ему нужно тоже письменно, на это у работодателя семь рабочих дней (статья 64 ТК РФ).

Поэтому причину отказа полезно фиксировать для себя сразу после решения, даже если в письме вы её не называете. Удобнее всего это делать по шкале оценки, которую вы использовали на собеседовании. Как составить такие критерии и вопросы, разобрано в статье «Какие вопросы задавать на собеседовании кандидату, чтобы понять, подойдёт ли он».

Какие причины отказа называть нельзя?

Нельзя называть причины, не связанные с деловыми качествами: пол, возраст, семейное положение, место жительства и другие. Трудовой кодекс запрещает учитывать при приёме обстоятельства, не относящиеся к делу (та же статья 64). В основе этого правила лежит конституционная гарантия равенства.

Государство гарантирует равенство прав и свобод человека и гражданина независимо от пола, расы, национальности, языка, происхождения, имущественного и должностного положения, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям, а также других обстоятельств.

Формулировки вроде «нам нужен кандидат помоложе», «у вас маленькие дети», «вы живёте далеко», «мы ищем мужчину» недопустимы ни в письме, ни устно. Даже если такие соображения были, они не должны влиять на решение. Причина отказа всегда формулируется через опыт, навыки, квалификацию.

Какие ошибки делают при отказе кандидату?

При отказе чаще всего ошибаются молчанием, пустым «мы вам перезвоним», шаблоном после финального этапа, незаконными причинами, пустыми обещаниями и сообщениями в неурочное время. Испортить можно даже вежливый отказ.

Ошибки при отказе кандидату

Ошибка	Чем плохо	Как лучше
Молчание	Кандидат ждёт и злится	Короткий отказ в срок
«Мы вам перезвоним» и тишина	Ложное ожидание	Называть реальный срок
Шаблон без имени после финала	Выглядит как отписка	Персональное письмо или звонок
Причина про возраст или семью	Нарушает закон, риск жалобы	Причины только про опыт и навыки
Пустое обещание «будем иметь в виду»	Подрывает доверие	Обещать, только если правда
Отказ в чате посреди ночи	Выглядит небрежно	Сообщение в рабочее время

Что делать, если кандидат спорит с отказом?

Если кандидат спорит с отказом, спокойно повторите решение и его причину, не вступая в спор, а при запросе подготовьте письменное объяснение в срок. Иногда кандидат не соглашается с решением и просит его пересмотреть, и здесь важны спокойствие и вежливость.

• Поблагодарите за интерес и настойчивость.
• Повторите решение и его причину, связанную с требованиями позиции.
• Не вступайте в спор и не сравнивайте с другими кандидатами.
• Если кандидат требует письменное объяснение, подготовьте его в срок.
• Если кандидат подходит на другую вакансию, предложите её.

Особый случай — отказ знакомому или сотруднику компании, который претендовал на повышение. Здесь отказ лучше сообщать лично, с более подробной обратной связью и планом: что нужно развить, чтобы претендовать в следующий раз.

Как дать обратную связь кандидату?

Обратную связь дают так: сначала говорят о сильных сторонах, затем называют одно-два места, где кандидат уступил, и обсуждают только навыки и опыт. Некоторые кандидаты сами просят объяснить, что можно улучшить, и если есть время, такой ответ — хороший жест.

1. Начните с того, что было хорошо: подготовка, примеры, знание компании.
2. Назовите одно-два конкретных места, где кандидат уступил другим.
3. Говорите о навыках и опыте, личность кандидата не обсуждайте.
4. Не сравнивайте с другими кандидатами по именам.
5. Закончите пожеланием удачи.

Пример: «Вы хорошо рассказали о работе с поставщиками, видно, что разбираетесь в закупках. Нам не хватило опыта тендеров на крупные суммы, для этой позиции он ключевой».

Нужно ли хранить резюме кандидатов после отказа?

Хранить резюме после отказа можно только с согласия кандидата, потому что это его персональные данные, и обрабатывать их допустимо только для тех целей, на которые кандидат дал согласие. Если вы хотите сохранить резюме сильного кандидата для будущих вакансий, лучше прямо спросить его об этом в письме с отказом: «Можно мы сохраним ваше резюме и свяжемся при появлении подходящей позиции?» Если кандидат против или не ответил, резюме стоит удалить после завершения отбора: цель обработки достигнута, а на этот случай закон даёт конкретный срок.

В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных … и уничтожить персональные данные … в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных…

Такая просьба ещё и работает на отношения: кандидат видит, что его ценят, даже если сейчас не выбрали. Сильные сотрудники нередко приходят в компании именно так, через второе предложение спустя несколько месяцев после первого отказа.

Как отказывать массово, если кандидатов много?

Массово отказывают с помощью вежливых шаблонов: при массовом подборе, когда на вакансию откликаются сотни людей, персональный ответ каждому невозможен. Помогают шаблоны и инструменты сайтов вакансий: на hh.ru можно отправить отказ по шаблону прямо из списка откликов. Шаблон всё равно должен быть вежливым: с благодарностью и пожеланием удачи. Персональные письма и звонки оставьте для тех, кто прошёл собеседование.

Кто сообщает об отказе, если отбор вёл рекрутер?

Если отбор вёл рекрутер, договоритесь заранее, кто сообщает об отказе. Обычно это тот, с кем кандидат общался больше всего: рекрутер на ранних этапах, руководитель или рекрутер после финальной встречи. Если отбор шёл через кадровое агентство, отказ передают через агентство. Как устроен процесс отбора по этапам, разобрано в статье «Порядок проведения собеседования по этапам от звонка до оффера».